Solución
Gestión de compras para restaurantes, hoteles y grupos de restauración
tSpoonLab conecta proveedores, formatos de compra, precios negociados, pedidos de compra, recepción de mercancía, almacenes, centros de coste, facturas y pagos, de modo que cada compra está controlada desde la solicitud hasta el coste.
Por qué las compras se rompen al escalar
Cuando cada centro gestiona sus propios proveedores, precios y pedidos de forma independiente, la organización pierde el control. Distintos centros pagan precios diferentes por los mismos artículos. Entran proveedores no aprobados en la cadena de suministro. El volumen de compras se fragmenta, eliminando la capacidad de negociación.
- Cada centro negocia de forma independiente, pagando precios inconsistentes por artículos idénticos
- No hay visibilidad del volumen de compras ni del desempeño de proveedores a nivel de grupo
- Los pedidos se envían por teléfono, correo o mensajería, sin trazabilidad ni validación
- Los cambios de precio de proveedores pasan inadvertidos hasta que aparecen en los informes de coste semanas después
- Sin gobernanza, las compras se convierten en el mayor coste sin control de la operación
Outcome:
El control no ocurre cuando se envía el pedido. Ocurre cuando la mercancía se recibe, valida, almacena, costea y paga.
Gobernanza centralizada de proveedores
tSpoonLab establece una única fuente de verdad para las relaciones con proveedores en toda la organización. Los precios contratados, los proveedores aprobados y los catálogos de artículos se gestionan de forma centralizada, mientras cada centro genera sus pedidos dentro de esos parámetros controlados.
Contratos negociados con proveedores
Almacena los precios acordados, las condiciones de entrega y las especificaciones de cada relación de proveedor. Cada compra se valida automáticamente contra estos contratos.
Listas de precios centralizadas
Mantén una base de precios unificada actualizada con cada interacción con proveedores. Consulta el histórico de precios, detecta tendencias y negocia con datos, no con supuestos.
Flujos de aprobación de proveedores
Controla qué proveedores puede utilizar cada centro. Evita que entren proveedores no autorizados en la cadena de suministro y garantiza el cumplimiento de las políticas de compra del grupo.
Consistencia de precios entre centros
Compara lo que paga cada centro por el mismo artículo. Identifica desviaciones respecto al precio contratado y refuerza la consistencia en todo el grupo.
Outcome:
La gobernanza de proveedores transforma las compras de una actividad operativa sin control en una disciplina financiera estructurada y auditable.
Artículos de proveedor, formatos y condiciones de compra
Cada proveedor puede vender el mismo producto en un formato distinto: cajas, packs, kg, litros, botellas, bandejas o unidades. tSpoonLab vincula cada artículo de proveedor con tu artículo interno, formato de compra, conversión, precio, código de proveedor, reglas fiscales y clasificación contable, de modo que compras, recepción, inventario y food cost permanecen alineados.
Demanda de compras desde cada fuente operativa
Recetas y menús
Necesidades de compra calculadas a partir de recetas y menús estructurados.
Planificación de producción
Demanda de materia prima generada a partir de lotes y producción centralizada.
Eventos y catering
Pedidos a proveedores impulsados por menús, comensales y calendarios de eventos.
Ventas y consumo en TPV
Reposición basada en lo que realmente se vendió y consumió.
Del pedido de compra a la recepción de mercancía
"El control no ocurre cuando se envía el pedido. Ocurre cuando la mercancía se recibe y se valida."
Almacenes y centros de coste conectados en la recepción
Cuando se recibe la mercancía, cada artículo puede dirigirse al almacén y al centro de coste correctos. Alimentos, bebidas, envases, productos de limpieza, amenities o material operativo se registran en el almacén y la categoría financiera adecuados desde el momento en que entran en la operación.
Conciliación de facturas de proveedores
Las compras generan obligaciones financieras que deben verificarse antes del pago. tSpoonLab cierra el ciclo entre las compras operativas y la contabilidad financiera mediante un proceso de conciliación estructurado.
El flujo de conciliación
Pedido de compra → albarán de proveedor → factura de proveedor → conciliación. Cada paso se registra y se compara, asegurando que lo pedido, lo recibido y lo facturado coincidan.
- Registrar los albaranes al recibir la mercancía, capturando cantidades y condiciones reales
- Comparar las facturas de proveedores con los albaranes y los pedidos de compra originales
- Identificar discrepancias: diferencias de cantidad, desviaciones de precio, artículos ausentes o sustituidos
- Validar o disputar la facturación del proveedor con evidencia documentada en cada paso
- Exportar las facturas validadas a sistemas ERP y software contable para su procesamiento financiero
Outcome:
Las compras operativas se conectan directamente con la contabilidad financiera: cada factura se valida contra lo pedido y lo recibido antes de contabilizarse.
Saber lo que debes antes de que llegue la factura
Como los pedidos de compra y los albaranes se registran antes de que lleguen las facturas de proveedor, tSpoonLab da a los equipos visibilidad sobre los pagos previstos. Finanzas puede ver las compras recibidas y no facturadas, los importes pendientes con proveedores y las obligaciones de pago próximas antes de procesar la factura contable.
Análisis de compras para operaciones y finanzas
Analiza las compras por proveedor, artículo, categoría, centro de coste, almacén, periodo, estado de pago o estado de factura. Identifica los proveedores principales, los artículos más comprados, las facturas pendientes de pago, las compras recibidas y no facturadas y la evolución de precios en el tiempo.
Aprobaciones de compras y control por roles
- Límites de importe por rol o centro.
- Aprobaciones pendientes y quién debe actuar.
- Pedidos enviados frente a pendientes de enviar.
- Proveedores permitidos por centro.
- Trazabilidad completa: quién solicitó, quién aprobó, quién envió.
- Compras bloqueadas cuando no se cumplen las reglas.
Integración con inventario y producción
Cada entrega actualiza el inventario, cada lote de producción descuenta materia prima y cada coste se traslada al reporting de food cost, cerrando el ciclo desde el pedido de compra hasta el plato servido.
Recursos relacionados
Guía de escandallosFrequently asked questions
Controla cada compra desde el pedido al proveedor hasta el pago
Descubre cómo tSpoonLab conecta las compras con la recepción, los almacenes, la contabilidad, la facturación y el coste en todos los centros.
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